发票整理器（Invoice Organizer）

本技能将混乱的发票、收据和财务文档文件夹转变为整洁的、可用于报税的归档系统，无需手动操作。

适用场景

• 准备报税季需要有序的记录
• 管理多个供应商的业务支出
• 整理从混乱文件夹或邮件下载中收集的收据
• 设置自动化发票归档以持续记账
• 按年份或类别归档财务记录
• 核对报销费用
• 为会计师准备文档

功能说明

1. 读取发票内容

从 PDF、图片和文档中提取信息：

• 供应商/公司名称
• 发票编号
• 日期
• 金额
• 产品或服务描述
• 支付方式

2. 统一重命名文件

创建标准化文件名：

• 格式：YYYY-MM-DD 供应商 - Invoice - 产品或服务.pdf
• 示例：2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf

3. 按类别整理

按逻辑文件夹分类：

• 按供应商
• 按费用类别（软件、办公用品、差旅等）
• 按时间段（年、季度、月）
• 按税务类别（可抵扣、个人等）

4. 处理多种格式

支持：

• PDF 发票
• 扫描收据（JPG、PNG）
• 邮件附件
• 截图
• 银行对账单

5. 保留原始文件

在整理副本的同时保留原始文件

使用方法

基本用法

导航到你的混乱发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后请求 Claude Code：

Organize these invoices for taxes
（整理这些发票用于报税）

或更具体地：

Read all invoices in this folder, rename them to
"YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" format,
and organize them by vendor
（读取此文件夹中所有发票，重命名为标准格式，并按供应商整理）

高级整理

Organize these invoices:
1. Extract date, vendor, and description from each file
2. Rename to standard format
3. Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
4. Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant
（整理发票：提取信息、重命名、按类别分类、创建 CSV 汇总表）

详细指引

当用户请求发票整理时：

1. 扫描文件夹

识别所有发票文件：

# 查找所有发票相关文件
find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print

报告发现：

• 文件总数
• 文件类型
• 日期范围（如果可从文件名辨别）
• 当前的组织状态（或缺乏组织）

2. 从每个文件中提取信息

PDF 发票：

• 使用文本提取读取发票内容
• 查找常见模式：
  • "Invoice Date:"、"Date:"、"Issued:"
  • "Invoice #:"、"Invoice Number:"
  • 公司名称（通常在顶部）
  • "Amount Due:"、"Total:"、"Amount:"
  • "Description:"、"Service:"、"Product:"

图片收据：

• 从图片读取可见文字
• 识别供应商名称（通常在顶部）
• 查找日期（常见格式）
• 找到总金额

不清晰的文件的备选方案：

• 使用文件名线索
• 检查文件创建/修改日期
• 标记为手动审查（如果关键信息缺失）

3. 确定整理策略

如果用户未指定，询问偏好：

我找到了 [X] 张发票，日期范围 [起止日期]。

你希望如何整理？

1. **按供应商**（Adobe/、Amazon/、Stripe/ 等）
2. **按类别**（Software/、Office Supplies/、Travel/ 等）
3. **按日期**（2024/Q1/、2024/Q2/ 等）
4. **按税务类别**（Deductible/、Personal/ 等）
5. **自定义**（描述你的结构）

或者我可以使用默认结构：年份/类别/供应商

4. 创建标准化文件名

为每张发票创建遵循此模式的文件名：

YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext

示例：

• 2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
• 2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
• 2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf

文件命名最佳实践：

• 移除特殊字符（连字符除外）
• 正确大写供应商名称
• 保持描述简洁但有意义
• 使用一致的日期格式（YYYY-MM-DD）以便排序
• 保留原始文件扩展名

5. 执行整理

移动文件前展示计划：

# 整理计划

## 建议结构
Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   │   ├── Adobe/
│   │   └── Microsoft/
│   ├── Services/
│   └── Office/
└── 2024/
    ├── Software/
    ├── Services/
    └── Office/

## 示例更改

之前：`invoice_adobe_march.pdf`
之后：`2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf`
位置：`Invoices/2024/Software/Adobe/`

之前：`IMG_2847.jpg`
之后：`2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg`
位置：`Invoices/2024/Office/Staples/`

处理 [X] 个文件？（yes/no）

批准后：

# 创建文件夹结构
mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe"

# 复制（不移动）以保留原始文件
cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf"

# 或者如果用户偏好移动
mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"

6. 生成汇总报告

创建包含所有发票详情的 CSV 文件：

Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path
2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/...
2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/...

此 CSV 可用于：

• 导入会计软件
• 分享给会计师
• 费用追踪和报告
• 报税准备

7. 提供完成摘要

# 整理完成！

## 摘要
- **已处理**：[X] 张发票
- **日期范围**：[最早] 至 [最晚]
- **总金额**：$[总和]（如果提取了金额）
- **供应商**：[Y] 个不同供应商

## 新结构
Invoices/
├── 2024/（45 个文件）
│   ├── Software/（23 个文件）
│   ├── Services/（12 个文件）
│   └── Office/（10 个文件）
└── 2023/（12 个文件）

## 已创建的文件
- `/Invoices/` - 已整理的发票
- `/Invoices/invoice-summary.csv` - 会计用电子表格
- `/Invoices/originals/` - 原始文件（如果是复制的）

## 需要审查的文件
[列出无法完整提取信息的文件]

## 下一步
1. 审查 `invoice-summary.csv` 文件
2. 检查"Needs Review（需要审查）"文件夹中的文件
3. 将 CSV 导入你的会计软件
4. 为未来发票设置自动整理

示例

示例 1：报税准备（灵感来源：Martin Merschroth）

用户："我有一个混乱的发票文件夹用于报税。帮我分类并正确重命名。"

过程：

1. 扫描文件夹：发现 147 个 PDF 和图片
2. 读取每张发票提取：日期、供应商名称、发票编号、产品/服务描述
3. 全部重命名为：YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf
4. 整理到：2024/Software/、2024/Travel/ 等
5. 创建 invoice-summary.csv 给会计师
6. 结果：几分钟内完成税务就绪的发票整理

示例 2：月度费用核对

用户："按类别整理我上个月的业务收据。"

输出：

# 2024 年 3 月收据已整理

## 按类别
- 软件与工具：$847.32（12 张发票）
- 办公用品：$234.18（8 张收据）
- 差旅与餐饮：$1,456.90（15 张收据）
- 专业服务：$2,500.00（3 张发票）

合计：$5,038.40

所有收据已重命名并归档至：
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`

CSV 导出：`march-2024-expenses.csv`

示例 3：多年归档

用户："我有 3 年的随机发票。按年份再按供应商整理。"

输出 —— 创建如下结构：

Invoices/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

每个文件都正确重命名，包含日期和描述。

示例 4：邮件下载清理

用户："我从 Gmail 下载发票。它们都叫 'invoice.pdf'、'invoice(1).pdf' 等。解决这个混乱。"

输出：

找到 89 个文件，全部名为 "invoice*.pdf"

读取每个文件以提取真实信息...

重命名示例：
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Invoice - Monthly Subscription.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Invoice - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Invoice - Pro Plan.pdf

所有文件已重命名并按供应商整理。

常见整理模式

按供应商（简单）

Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

按年份和类别（适合报税）

Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Services/
│   └── Travel/
└── 2024/
    └── ...

按季度（详细追踪）

Invoices/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Office/
│   │   └── Travel/
│   └── Q2/
│       └── ...

按税务类别（会计师友好）

Invoices/
├── Deductible/（可抵扣）
│   ├── Software/
│   ├── Office/
│   └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/（部分可抵扣）
│   └── Meals-Travel/
└── Personal/（个人）

自动化设置

持续整理方案：

Create a script that watches my ~/Downloads/invoices folder
and auto-organizes any new invoice files using our standard
naming and folder structure.
（创建一个监视 Downloads/invoices 文件夹的脚本，自动整理新发票文件）

这创建了一个在发票到达时自动整理的持久方案。

专业技巧

1. 邮件发票扫描为 PDF：先用 Preview 或类似工具将邮件发票保存为 PDF
2. 统一下载位置：将所有发票保存到一个文件夹便于批量处理
3. 月度例行整理：每月整理发票，而非每年一次
4. 备份原始文件：重新整理前保留原始文件
5. 在 CSV 中包含金额：有助于预算追踪
6. 标记可抵扣性：标注哪些费用可抵税
7. 保留收据 7 年：标准审计周期

处理特殊情况

信息缺失

如果无法提取日期/供应商：

• 标记文件用于手动审查
• 使用文件修改日期作为备选
• 创建 "Needs-Review/" 文件夹

重复发票

如果同一发票出现多次：

• 比较文件哈希
• 保留最高质量的版本
• 在汇总中注明重复

多页发票

对于分散在多个文件中的发票：

• 如需要合并 PDF
• 对各部分使用一致的命名
• 如果发票被拆分，在 CSV 中注明

非标准格式

对于不常见的收据格式：

• 提取可能的信息
• 尽可能标准化
• 如果关键信息缺失则标记审查

相关用例

• 创建报销费用报告
• 整理银行对账单
• 管理供应商合同
• 归档旧财务记录
• 为审计做准备
• 追踪长期订阅费用